Perhatikan 3 Hal Ini sebelum Melakukan Sewa Kantor Tidak Nyata (Virtual Office)

Kebutuhan akan ruang perkantoran, terutama di Jakarta, ternyata tak sebanding dengan adanya lahan yang tersedia. Selain itu, adanya pelarangan bangunan rumah menjadi kantor oleh Pemprov DKI juga melatarbelakangi munculnya banyak virtual office di Jakarta sejak awal tahun 2000 lalu (CNNIndonesia.com, 15/12/2015).

Dalam perkembangannya, virtual office tidak hanya ada di Jakarta. Bentuk kantor tidak nyata ini mulai hadir di beberapa kota besar, seperti Bandung, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, bahkan Malang pun mulai tersedia.

Disebut kantor tidak nyata, karena hanya terdiri dari ruangan kecil yang tidak terlalu luas. Tak seperti kantor pada umumnya, virtual office adalah ruangan yang ditata sedemikian rupa dan dapat disewa oleh seseorang atau perusahaan. Sewa kantor ini dapat dilakukan mulai hitungan jam, harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan, dengan tarif yang telah ditentukan oleh pihak pengelola virtual office.

Bentuk kantor virtual ini sangat menguntungkan dan mulai banyak digunakan oleh para pebisnis start up, UMKM (Usaha Mikro, Kecil dan Menengah), sampai kepada perusahaan besar. Melalui sewa kantor virtual ini pihak penyewa dapat menghemat biaya operasional hingga 90% dibandingkan dengan cara kerja konvensional yang menggunakan bangunan kantor secara fisik. Kebutuhan akan SDM maupun listrik, air, dll dapat dikurangi, karena para pengguna virtual office dan karyawannya umumnya lebih sering bekerja jarak jauh secara online, mengadakan meeting online, dan hanya sesekali saja melakukan pertemuan tatap muka secara langsung.

Ada beberapa fasilitas yang biasanya ditawarkan oleh pengelola kantor virtual bagi para penggunanya, antara lain:

– Fasilitas co working space atau ruangan bersama yang dapat digunakan sebagai ruangan pertemuan apabila penyewa kantor virtual ingin mengadakan meeting dengan klien atau karyawannya.
– Fasilitas ruangan kubikel atau ruang kerja khusus yang lebih eksklusif, dilengkapi dengan proyektor, printer, hingga mesin fotokopi.
– Penerimaan surat atau paket oleh resepsionis menggunakan alamat resmi bangunan sebagai alamat perusahaan virtual penyewa.
– Beberapa pengelola virtual office bahkan ada yang membantu pengurusan status penyewanya menjadi perusahaan resmi (legal).

Namun, sebelum memutuskan melakukan sewa kantor virtual, ada baiknya kamu memperhatikan beberapa hal berikut ini.

1. Lokasi Virtual Office

Sebelum memutuskan melakukan sewa kantor virtual, kamu sebaiknya mempertimbangkan lokasi mana yang diinginkan. Apakah lokasi strategis di tengah kota, ataukah lokasi yang tidak terlalu ramai di pinggiran kota. Setiap pebisnis memiliki pilihan masing-masing demi kenyamanan bisnis yang dilakukannya.

2. Fasilitas yang Ditawarkan

Selain memiliki alamat yang jelas untuk keperluan surat menyurat, virtual office yang disewa sebaiknya juga memiliki layanan resepsionis, saluran telepon yang baik, lokasinya bebas pajak, koneksi internet yang lancar, juga faslilitas listrik dan air yang memadai.

3. Ketahui Berapa SDM yang Dibutuhkan

Sebelum melakukan sewa kantor virtual, hendaknya pastikan terlebih dahulu berapa orang karyawan yang akan rutin berkantor di lokasi virtual offce. Jika hanya skala kecil 4-5 orang saja, sebaiknya lakukan sewa ruangan yang kecil dan tidak terlalu besar.

Itulah beberapa alasan mengapa sewa kantor virtual menjadi hal yang praktis untuk saat ini, sekaligus hal yang sebaiknya kamu perhatikan sebelum memutuskan melakukan sewa kantor virtual. Semoga bermanfaat ya, dan selamat bekerja dari mana saja.

Baca juga: 4 Alasan Tepat Kenapa Kamu Harus Membeli atau Menyewa Apartemen